6 cách giúp nhà sản xuất chuyển đổi dữ liệu dễ dàng hơn

Appeared at Modern Materials Handling

By ArMand Nelson, Director of Strategy

Chia sẻ bởi ArMand Nelson, Giám đốc Chiến lược của BTM Global
Quản lý, duy trì và tối ưu hóa dữ liệu là công việc hết sức khó khăn do đó các nhà sản xuất không mấy hứng thú với nó. Công việc này đòi hỏi phải xử lý rất nhiều dữ liệu, nó thật nhàm chán và tốn rất nhiều thời gian để đảm bảo mọi dữ liệu đều chính xác, được cập nhật thường xuyên và loại bỏ dữ liệu dư thừa hoặc trùng lặp.

Tuy nhiên, khi chuyển dữ liệu sang một hệ thống mới, chất lượng dữ liệu là yếu tố rất quan trọng và phải được ưu tiên hàng đầu. Một trong những yếu tố tác động lớn nhất đến hiệu quả và tốc độ của dự án là việc tinh gọn dữ liệu trước khi dự án bắt đầu, bởi vì việc tinh gọn dữ liệu trong quá trình thực hiện dự án sẽ làm tăng thời gian và chi phí cho dự án đó.

Thông thường, bạn hiểu rõ hệ thống và dữ liệu hiện tại. Vì vậy, tốt nhất bạn nên xem xét tinh gọn dữ liệu trước lúc đưa sang hệ thống mới. Dưới đây là một vài lời khuyên nên ưu tiên giải quyết những nhóm công việc nào trước.

Chọn cách tiếp cận
Có hai giải pháp để tinh gọn dữ liệu: Trích xuất, tinh gọn sau đó nhập lại dữ liệu vào hệ thống một cách thủ công; hoặc thông qua các chương trình tiện ích được viết bởi các nhà phát triển phần mềm.  Việc lựa chọn giải pháp nào phù hợp hoàn toàn dựa vào sự nắm vững về dữ liệu cũng như trình độ chuyên môn của đội ngũ trong doanh nghiệp.

Đảm bảo tính thống nhất
Đảm bảo tính thống nhất trong chữ in hoa và chữ thường, đảm bảo mọi thứ được viết đúng chính tả, và các trường thông tin như địa chỉ và mô tả được điền đầy đủ.

Hiểu rõ dữ liệu
Để dữ liệu của bạn được lưu trữ hợp lý, bạn cần phải hình dung được nó trông như thế nào trong hệ thống ERP mới cũng như là các hệ thống tích hợp khác. Chẳng hạn như độ dài của các trường dữ liệu là bao nhiêu? Bạn có cần loại bỏ các ký tự đặc biệt không? Bạn đã loại bỏ dữ liệu trùng lặp của các đối tượng dữ liệu như khách hàng, nhà cung cấp và các mặt hàng chưa?

Không chuyển đổi mọi dữ liệu cùng một lúc!
Nếu bạn dự định sẽ chuyển đổi mọi thứ và làm tinh gọn dữ liệu sau thì điều này có thể dẫn đến những rắc rối lớn. Thay vì vậy, bạn nên loại bỏ những dữ liệu không cần thiết, hoặc ưu tiên chuyển đổi những dữ liệu cần thiết trước, sau đó là chuyển đổi những dữ liệu cũ hơn, có thể là ở giai đoạn sau của dự án. Ngoài ra, bạn cũng có thể duy trì hệ thống cũ một khoảng thời gian để truy xuất những dữ liệu này.

Tìm và xóa dữ liệu dư thừa
Tìm và xóa những dữ liệu dư thừa. Đơn cử trường hợp một ai đó đã lập ra một lệnh chuyển hàng dựa trên một đơn hàng nào đó nhưng trên thực tế lại không nhận được gì và cũng không xóa nó đi. Khi đó, bạn cũng nên xem xét chỉnh sửa lại các tham số sao cho các dữ liệu dư thừa như trên bị xóa đi. Hoặc bạn có thể viết và sử dụng các mã lệnh để xác định, xem xét và xóa dữ liệu này ra khỏi hệ thống.

Kiểm tra dữ liệu kỹ càng:
Bắt đầu từ môi trường kiểm thử và sau đó là dần dần chuyển lên môi trường vận hành thực tế với một ít dữ liệu để chắc chắn mọi thứ diễn ra suôn sẻ như mong muốn. Tất nhiên, bạn cần phải luôn luôn sao lưu dữ liệu trước khi thực hiện để có thể phục hồi lại trong trường hợp cần thiết.

Tinh gọn dữ liệu là một công việc lớn và rất quan trọng trong việc duy trì chất lượng của dữ liệu. Huấn luyện người dùng kỹ lưỡng về hệ thống mới, rà soát và kiểm tra để ngăn chặn người dùng tạo dữ liệu sai, thiết lập các quy tắc để bảo vệ dữ liệu càng nhiều càng tốt. Nếu bạn không có nguồn lực để xác định thứ tự, thời gian trong việc tinh gọn dữ liệu, hãy làm việc với đối tác Tích Hợp Hệ Thống (THHT). Đối tác THHT có thể cung cấp cho bạn hướng dẫn cũng như cách tiếp cận tốt nhất trong từng giai đoạn của dự án.